Jobcenter im Kreis Minden-Lübbecke speichern Kundendaten in Lemgo

Einsatz der digitalen Sozialakte im Kreis Minden-Lübbecke beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe - Betroffene werden nicht informiert?

Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) versendet automatisch eigenständig Schreiben im Namen des Jobcenters Minden-Lübbecke an betroffene Sozialleistungsempfänger – Scan/Auszug: onm

Wer in der ostwestfälischen Stadt Minden Sozialleistungen wie beispielsweise Arbeitslosengeld II (Hartz IV) bezieht, dem wird vielleicht aufgefallen sein, dass bestimmte Schreiben nicht mit einem Briefumschlag des Jobcenters Minden-Lübbecke kuvertiert, sondern über das “Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe” verschickt werden. Dass sich dahinter eine “digitale Sozialakte” mit Schnittstelle nach Lemgo verbirgt, wo alle Sozialdaten der Leistungsempfänger gespeichert und verarbeitet werden, dürfte weniger bekannt sein.

Mit Informationsschreiben vom 27. Dezember 2017 klärte das ehemalige Jobcenter Minden darüber auf, dass der Kreis Minden-Lübbecke ab 1. Januar 2018 die alleinige Verantwortung für die Leistungserbringung nach dem Zweiten Sozialgesetzbuch (SGB II) übernimmt (siehe unser Bericht). Dass auf dem Umschlag, mit dem das Informationsschreiben versandt wurde, “krz – Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe” steht, rief vielleicht ein kurzes Staunen hervor, beachteten aber sicher die wenigsten Empfänger, weil sie sich ja auf den wichtigen Inhalt des Schreibens konzentrierten.

Dann aber veröffentlichte das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (kurz: “krz”), das seinen Sitz in Lemgo hat, am 27. April 2018 auf seiner Website einen Bericht zum “Einsatz der digitalen Sozialakte im Kreis Minden-Lübbecke” und dass ein “weiterer Ausbau in Planung” wäre, und führt aus (Zitat):

“Seit Sommer 2016 wird die digitale Sozialakte mit Anbindung an das Fachverfahren AKDN-sozial in den kommunalen Jobcentern im Kreis Minden-Lübbecke genutzt. Die Lösung wurde vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) gemeinsam mit dem Kreis Minden-Lübbecke und den Pilotkommunen Espelkamp, Lübbecke und Minden entwickelt. Im Fokus stand hierbei die optimale und datenschutzkonforme Unterstützung der Zusammenarbeit des Optionskreises Minden-Lübbecke mit den Kommunen, die die Leistungsgewährung nach dem SGB II wahrgenommen haben.

Zum 01.01.2018 nahm der Kreis Minden-Lübbecke die Delegation der Aufgaben zur Leistungsgewährung nach dem SGB II zurück. Die daraus resultierenden Veränderungen wurden von einer Projektgruppe, welche eng vom krz begleitet und unterstützt wurde, analysiert. Die festgestellten, umfangreichen Anpassungen wurden kompetent und fristgerecht durch das krz umgesetzt. In diesem Zusammenhang wurde die zentrale Lösung schon Ende 2017 auch im Jobcenter der Stadt Preußisch Oldendorf eingeführt und eine dort selbstentwickelte Sharepoint-Umgebung abgelöst. 35.000 Dokumente wurden in diesem Zuge vom krz in das vom krz betriebene DMS (Datenmanagementsystem) übernommen.

Inzwischen arbeiten rund 65 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an vier Standorten mit ca. 22.000 digitalen Akten und genießen die Vorteile der automatisierten Aktenbildung und Ablage sowie der schnellen Informationsbeschaffung und Auskunftserteilung. Am größten Standort Minden sorgt eine zentrale Scanstelle für einen noch effektiveren Arbeitsablauf. Den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, die E-Akte zu füllen – unter anderem das sofortige Einscannen am Arbeitsplatz, das komfortable Hinzufügen digital vorliegender Dokumente oder die direkte Ablage aus den verschiedenen Office-Anwendungen.

„Durch den Einsatz der digitalen Akte verkürzen sich die Entscheidungswege, weil Suchzeiten verringert werden. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit und nachdem sich die Kolleginnen und Kollegen auf die veränderten Arbeitsabläufe eingestellt haben, haben alle die Vorteile der digitalen Akte erkannt und niemand möchte mehr zurück zum analogen System“, berichtet Helen Weßel-Brinkmann, Teamleiterin am Standort Minden, zur Arbeit mit der digitalen Akte.

Ziel ist es, die E-Akte im Jobcenter nun flächendeckend einzusetzen sowie für weitere Rechtsgebiete der Leistungsverwaltung zu implementieren, um Vorgänge noch effizienter bearbeiten zu können.”

Weiter heißt es in der Historie auf der Website des Rechenzentrums (Zitat):

“Zum 1. Januar 2018 bilden die Gemeinschaft für Kommunikationstechnik, Informations- und Datenverarbeitung Paderborn (GKD Paderborn) und das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) den Zweckverband “Ostwestfalen-Lippe-IT” und führen dadurch ihre Technikbereiche in Lemgo zusammen, um weitere erhebliche Synergien für ihre Mitgliedskommunen zu heben und beide Organisationen wirtschaftlich, technisch und organisatorisch zu stärken.”

Und das Ganze ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) abgesegnet – zuletzt mit Re-Zertifizierung vom 6. März 2018 nach ISO 27001 (siehe Link zur Zertifizierung Version 1.2 in der Erklärung des BSI) für weitere drei Jahre laut Pressemitteilung des krz vom 20. März 2018 und 6. Dezember 2018.

Dabei wird ein umfassender Zugriff vonseiten der kooperierenden Ämter/Behörden gewährleistet. Genauer heißt es im krz-Kundeninformationsblatt, Ausgabe 02/2018 (Zitat):

“Integrierte Schnittstellen ermöglichen es den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, direkt aus ihrer Fachanwendung nach den im DMS abgelegten Dokumenten zu suchen und diese zur Anzeige zu bringen, um medienbruchfrei schnell Auskunft zu geben oder Vorgänge zu bearbeiten. Darüber hinaus kann mittels des DMS-Clients unabhängig vom Fachverfahren in digitalen Akten gearbeitet und recherchiert werden. …

Neue Aktenmodule werden in Zusammenarbeit mit interessierten Anwendern realisiert. So kann z.B. nun mit Hilfe der Basisakte und dem dazugehörigen DMS-Client allgemeines Schriftgut in den verschiedenen Fachbereichen der Verwaltung in selbst angelegten Aktenstrukturen abgelegt, bearbeitet und verwaltet werden. Alle gängigen DMS-Funktionen stehen am Arbeitsplatz zur Verfügung; über eine Office-Integration kann direkt aus Outlook, Word, Excel und Powerpoint in das DMS verzweigt werden. …

In den Kundeninstanzen befinden sich bereits insgesamt 5,5 Millionen digitale Akten mit ca. 100 Mio. Dokumenten. Aktuell greifen etwa 5700 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter direkt aus den Fachanwendungen oder Prozessen sowie 650 Benutzer verfahrensunabhängig über den DMS-Client auf digitale Akten und Dokumente zu. Die Mehrzahl der Mitgliedskommunen nutzt die vom krz bereitgestellten standardisierten Aktenlösungen in den Fachbereichen Steuern und Abgaben, Buchführung und Zahlungsabwicklung, Einwohnermeldewesen und Vollstreckung.”

Ende Mai 2018 wurde uns über das Jobcenter Minden-Lübbecke zudem bekannt, dass Bescheinigungen über Rentenversicherungszeiten vom krz Rechenzentrum eigenständig generiert und an die betroffenen Personen auf dem Postwege versandt wurden (und das vermutlich automatisiert, weil die Schreiben das Datum von einem Sonntag aufweisen). Gegen die Inhalte könnten die betroffenen Personen jedoch keinen Widerspruch einlegen, weil die Inhalte nicht von den Sachbearbeitern der Jobcenter geändert werden können. Es handele sich dabei “lediglich um eine Serviceleistung für die Kunden”, um bei späteren Rentenantragsverfahren die Sozialleistungszeiten leichter darstellen zu können.

Auf unsere Anfrage, was wäre, wenn die vom krz angegebenen Zeiten fehlerhaft seien (schließlich geht es um die spätere Errechnung der Renten), bekamen wir zur Antwort, dass man unseren Hinweis mit den fehlerhaften Zeiten bei der nächsten Besprechung mit dem krz weitergeben würde.

Zusammenfassend werden also – von persönlichen Daten und Angaben im Antrag über die gesamte Leistungsbearbeitung bis zur Zwangsvollstreckung (auch im SGB II-Verfahren möglich) – anscheinend seit Sommer 2016 Tausende Daten von Sozialleistungsempfängern aus Minden und Umgebung zum krz Rechenzentrum nach Lemgo (und zurück) übers Internet transferiert und zentral gespeichert und verarbeitet, auf die zahlreiche Ämter/Behörden mit ihren jeweils Hunderten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugriff haben. Vermutlich mit der Begründung, Sozialleistungsbetrug vorzubeugen, aber auch, um in einer Kommune wie Minden wirtschaftlicher arbeiten zu können.

Wo bleibt die Information an die Betroffenen?

Das wurde wohl bisher versäumt. Bisher findet sich nirgendwo ein Passus in irgendeinem der uns vorliegenden (Sozialleistungs-) Anträge, dass die personenbezogenen Daten der Antragsteller samt aller Antragsunterlagen mit ihren weiteren Daten im “Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe” zentral gespeichert und verarbeitet werden, worauf Hunderte von Mitarbeiter/innen von außen Zugriff haben.

Die eigentlich Betroffenen, die Sozialleistungsempfänger, haben somit keinerlei Überblick, was in ihrer “digitalen Sozialakte” alles gespeichert steht und wo ihre Daten überall landen.

Auf eine Anfrage vom 31. Mai 2018 per E-Mail an krz-Geschäftsführer Reinhold Harnisch haben wir bis heute keine Antwort erhalten.

Aber die Nachfrage beim Jobcenter Minden-Lübbecke scheint ‘gefruchtet’ zu haben. Denn vor Kurzem sind den Betroffenen zweiseitige “Informationen zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten nach Artikel 13 und Artikel 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)” auf dem Postwege übersandt worden. Dieses Informationsblatt enthält umfassende Angaben zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die “zum Zwecke der gesetzlichen Aufgabenerledigung” an zahlreiche Ämter und Behörden übermittelt werden können, zum Beispiel Finanzamt, Zollbehörde, Strafverfolgungsbehörde, Behörden der Gefahrenabwehr, aber auch an Arbeitgeber, Ausbildungsbetriebe, Vertragsärzte, Vermieter und viele mehr.

Wenn betroffene Leistungsempfänger wissen wollen, welche personenbezogenen Daten vom ‘Amt proArbeit Jobcenter Kreis Minden-Lübbecke’ gespeichert und verarbeitet werden, räumt ihnen das Amt zumindest folgende Rechte ein:

  • Auskunft über die erhobenen Daten
  • Berichtigung unrichtiger oder unrichtig gewordener Daten
  • Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
  • Widerspruch gegen die Datenverarbeitung
  • Widerruf der Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
  • Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (LDI NRW)
  • Kontaktaufnahme zum behördlichen Datenschutzbeauftragten (siehe Webseite des Kreises)

Doch das uns vorliegende Informationsblatt zum Datenschutz bezieht sich ausschließlich auf das ‘Amt proArbeit Jobcenter Kreis Minden-Lübbecke’ – das krz Rechenzentrum in Lemgo wird in keinem Wort erwähnt. Lediglich unter dem Punkt “Empfänger oder Kategorien von Empfängern” ist unter einer langen Liste im ersten Absatz vermerkt: “Auftragsverarbeiter (z. B. Scandienstleister, IT-Dienstleister)” – wozu vermutlich auch das krz gehört.

krz hat mittlerweile fünf Gebäude

Mit Pressemeldung vom 23. November 2018 erklärt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe, dass für 4,2 Millionen Euro ein moderner Büroneubau Am Lindenhaus 19 in Lemgo bezogen wurde mit Arbeitsplätzen für 92 Beschäftigte, womit das krz nun fünf Gebäude umfasse. Geschuldet sei das Wachstum des krz den “stetigen Nachfragesteigerungen der Trägerkommunen des Zweckverbandes und jahrelangen soliden Planungen”.

Das Geschäft mit den Daten von Tausenden betroffenen Menschen aus dem Mühlenkreis scheint sich demnach zu lohnen – vermutlich auf Kosten der Betroffenen. Denn bezahlt werden muss das Ganze ja auch und wird sich sicherlich in den Verwaltungskosten des Kreises Minden-Lübbecke widerspiegeln, der dann woanders Abstriche machen muss, zum Beispiel bei den Betroffenen.


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